9 habitudes pour améliorer sa productivité

Vous sentez que vous n’avez pas assez d’heures dans une journée de travail pour accomplir tout ce que vous souhaitez? Entre les réunions, les tâches imprévues et les tonnes de courriels, la productivité n’est pas toujours au rendez-vous. Augmentez votre efficacité au travail, favorisez votre concentration et diminuez votre stress en adoptant ces 9 bonnes habitudes.

1. Établissez vos priorités

Commencez par compiler toutes les tâches et les projets que vous devez accomplir.

Classez-les en analysant leur degré d’urgence (échéances) et d’importance (impacts sur l’entreprise) : ce qui est urgent n’est pas toujours le plus important, et inversement. Les items les plus prioritaires devraient se trouver en haut de votre liste. Fixez une échéance à toutes vos tâches pour éviter qu’elles traînent en longueur. N’hésitez pas à demander conseil à votre gestionnaire sur la priorisation des dossiers. Il est bien probable qu’il ait lui-même un échéancier pour les tâches à accomplir.

2. Planifiez votre semaine

À l’aide de votre liste de priorités, planifiez l’horaire de votre semaine en gardant une flexibilité pour les imprévus et les interruptions. Si vous avez de la difficulté à évaluer le temps que prend une tâche, comme élaborer les prévisions financières, divisez-la en sous-tâches. Votre calendrier est trop rempli? Déléguez à vos collègues ou apprenez à leur dire non quand ils vous proposent du travail supplémentaire.

3. Structurez vos réunions

C’est connu, les réunions ont souvent tendance à s’éterniser. Afin d’être plus efficace, déterminez à l’avance les objectifs et la durée de chacune d’elles, et prenez les 5 dernières minutes pour faire une synthèse. Fournissez à l’avance l’ordre du jour et transmettez les documents pertinents aux participants dans un délai raisonnable pour leur permettre d’en prendre connaissance.

4. Travaillez par phases

Fixez-vous des objectifs quotidiens réalistes. Commencez votre journée par le travail le plus urgent et le plus difficile. Selon les chercheurs, il est plus efficace de travailler pendant 90 minutes, puis d’alterner avec des tâches plus routinières ou de prendre une pause pour une dizaine de minutes. Par exemple, concentrez-vous sur la préparation des états financiers, puis vérifiez vos courriels avant de vous y replonger.

5. Prenez des pauses

Il est sain et nécessaire d’accorder des périodes de repos à votre cerveau pour qu’il se régénère. À l’heure du lunch, évitez de manger devant votre ordinateur : profitez-en plutôt pour marcher quelques minutes à l’extérieur. Au courant de la journée, prenez de petites pauses prédéterminées qui deviennent des récompenses pour votre bon travail.

6. Limitez les courriels

Vous regardez votre boîte de réception toutes les deux minutes? Le temps et l’attention que vous y accordez nuisent à votre productivité. Songez à fixer des moments précis dans la journée pour consulter vos courriels et y répondre. Au besoin, désactivez les alertes de nouveaux messages.

7. Évitez le multitâche

Essayer de faire plusieurs choses en même temps résulte souvent en une perte de temps et de productivité. Le plus possible, concentrez-vous sur un dossier à la fois ou regroupez les activités similaires. Vous éviterez ainsi le temps d’adaptation requis lorsque vous passez d’une tâche à l’autre.

8. Éteignez les notifications

Rien de plus distrayant que de voir les notifications constantes de textos ou de médias sociaux. Pendant les heures de bureau, éteignez les notifications de vos applications contre-productives.

9. Préparez-vous pour demain

Passez en revue la journée du lendemain avant de quitter le travail, que ce soit en vérifiant votre horaire ou en mettant à jour votre liste de tâches à accomplir.