Direction, Opérations et entretien des bâtiments

Description du poste

Lieu : Ottawa

Mode de travail : Hybride

Montfort Renaissance, un organisme communautaire sans but lucratif, a été fondé en juillet 2002. Son nom représente les deux organismes à l’origine de sa création, soit l’hôpital Montfort et Horizons Renaissance. En 2012, afin de mieux répondre aux besoins des francophones de l’Est de l’Ontario en matière de santé mentale, de toxicomanie et d’hébergement, Montfort Renaissance et Horizons Renaissance (créé en 1984) se sont fusionnés afin d’améliorer le continuum de services de santé dans leur secteur d’intérêt. Fier de son passé, le nouveau conseil d’administration a décidé de conserver le nom Montfort Renaissance. Aujourd’hui, Montfort Renaissance compte plus de 160 membres du personnel et offre plusieurs programmes qui, dans leur ensemble, rejoignent plus de 7000 clients·e·s.

Montfort Renaissance souhaite enrichir l’équipe de gestion par l’embauche d’une direction, opérations et entretien des bâtiments. Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste est responsable de gérer, planifier, contrôler les opérations financières quotidiennes pour tous les programmes et les services de l’organisme. Elle est aussi responsable de la gestion reliée à l’entretien et au bon fonctionnement des ressources physiques : elle met en œuvre, développe, contrôle et dirige les projets majeurs de construction et de rénovation de l’organisation. La direction des opérations et de l’entretien des bâtiments est responsable du service de sécurité, de l’opération et l’entretien des systèmes de bâtiment. La direction assure également la planification et l’organisation de l’entretien préventif des immeubles.  

Imputabilités particulières

Gestion des finances :

• Garantir l’intégrité des résultats financiers;
   
• Assurer une saine gestion financière;
   
• Surveiller la collecte et l’analyse de données financières;
   
• Optimiser les ressources financières et veiller au contrôle des risques;
   
• Piloter les relations d’affaires avec les organismes et prestataires externes (analystes externes, firmes de vérification, bailleurs de fonds, etc.);
   
• Superviser et préparer les états financiers externes;
   
• Planifier, organiser et diriger les opérations journalières;
   
• Produire en temps opportun, des budgets, des prévisions trimestrielles pour l’organisme en répondant aux critères du MSSLS et du RLISS ainsi que tous autres bailleurs de fonds;
   
• Produire en temps opportun, des rapports statistiques pour tous les programmes et services;
   
• Assurer un suivi rigoureux des budgets dans chacun des services;
   
• Gérer et contrôler toutes fonctions financières au niveau de la paie;
   
• Maintenir et optimiser les systèmes comptables;
   
• Surveiller les systèmes de contrôle financier;
   
• Planifier, diriger et contrôler l’ensemble des activités comptables, financières et budgétaires;
   
• Soutenir la haute direction et les gestionnaires pour la planification, le contrôle et le suivi budgétaire;
   
• Rédiger et assurer la mise à jour du manuel des politiques et procédures financières;
   
• Veiller à l’application des politiques et procédures financières par l’ensemble des employés, en collaboration avec les directions;
   
• Accomplir toute autre tâche connexe au développement de projets, au soutien administratif ou au service des finances.

Planification et organisation de l’entretien et de la maintenance :

• Planifier, organiser et diriger les activités de gestion de l’entretien des bâtiments;
   
• S’assurer d’avoir en place les politiques et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation (p. ex., urgences, sécurité, santé et sécurité, programmation et allocation des espaces);
   
• Préparer, gérer et assurer l’utilisation efficace des ressources humaines du secteur;
   
• Identifier les besoins en capital futur pour financer les améliorations d’envergure ou des acquisitions d’équipement et mettre en place un fonds de réserve sur une période de 25 ans;
   
• Établir et mettre en place des stratégies permettant de s’assurer que les opérations de Montfort Renaissance soient conformes aux exigences stipulées dans les lois, règlements et législations (prévention des incendies, de santé et sécurité au travail, de gardiennage, et de disposition de produits toxiques, etc.);
   
• Mettre en place des mécanismes de gestion, de contrôle et d’évaluation d’une grande variété de contrats de sous-traitance (p. ex., entretien ménager, sécurité, alarme de feu, entretien des ascenseurs, paysagisme et déneigement) en assurant le respect des lois et l’utilisation optimale des ressources disponibles;
   
• Établir, maintenir et administrer un système d’entretien préventif pour les terrains, les bâtiments, ainsi que les systèmes de bâtiment;
   
• Assurer la salubrité de tous les sites ainsi qu’un environnement sécuritaire et un milieu de travail et d’étude sans interruption;
   
• Assurer la mise en place des programmes de recyclage et de conservation d’énergie de Montfort Renaissance;
   
• Diriger, planifier, contrôler et gérer les projets de construction et de rénovations de la conception à la réalisation;
   
• Diriger la programmation et planification de l’allocation des espaces, déterminer les besoins logistiques et fournir des conseils en ce qui a trait au déménagement, à l’expansion, à l’utilisation et au réaménagement de bureaux et de locaux d’enseignement afin d’optimiser le fonctionnement des espaces, du mobilier et de l’équipement;
   
• En collaboration avec la direction des ressources humaines, participer aux inspections, aux enquêtes et effectuer les suivis correctifs nécessaires à la suite d’accidents ou des plaintes;
   
• Gérer le processus de règlement de conflits des client·e·s internes et externes.

Gestion administrative :

• Coordonner la cueillette d’informations sur la clientèle conformément aux systèmes en place et aux exigences des bailleurs de fonds;
   
• Assurer le respect de la protection des renseignements confidentiels des résidents;
   
• Travailler en étroite collaboration avec les autres secteurs chez Montfort Renaissance en vue d’assurer l’optimalisation des ressources humaines, physiques et matérielles au bénéfice des client·e·s;
   
• Participer avec assiduité aux rencontres de l’équipe de gestion et du personnel en faveur de l’arrimage des objectifs organisationnels.

Ressources humaines :

• Planifier les ressources humaines au niveau des finances, embaucher, encadrer et évaluer le personnel dans les postes de finances;
   
• Faire la gestion du personnel en conformité aux politiques et procédures de ressources humaines de Montfort Renaissance;
   
• Concevoir et mettre en œuvre les activités d’orientation, de formation et de développement professionnel nécessaires;
   
• Appuyer les directions à planifier les ressources humaines en fonction des budgets disponible;
   
• Remplacer aux besoins les directions et la direction générale.

Relations communautaires et externes :

• Participer à la préparation aux demandes de financement pour l’organisation.

Santé - Sécurité :

• Encourager les employé·e·s à adopter des pratiques de travail sécuritaires et à rapporter les conditions non sécuritaires immédiatement;
   
• Collaborer avec les représentants des CMSST et les collègues en vue de maintenir un environnement de travail sain et sécuritaire;
   
• Effectuer ses tâches en respectant les normes et les règlements en matière de santé et sécurité au travail;
   
• Intervenir dans les situations où la sécurité est compromise;
   
• Suivre les recommandations et règles de sécurité à l’attention des employé·e·s et des superviseurs selon la Loi sur la Santé et Sécurité au travail.

Exigences liées au poste

Éducation :

• Niveau d’études minimal : Formation universitaire de premier cycle en administration, finance, comptabilité ou dans un domaine connexe;
   
• Niveau d’études souhaitable : Maîtrise sera considérée un atout;
   
• Membre de l’ordre des professionnels des CPA.

Expérience :

• Minimum cinq (5) ans d’expérience en comptabilité ou en finance ainsi qu’en gestion de personnel;
   
• Expérience avec le logiciel Quadrant Workforce et Microsoft Dynamics GP est un atout;
   
• Expérience significative dans la gestion financière des organismes sans but lucratif dans le domaine de la santé et/ou hospitalier en Ontario est un atout;
   
• Doit être familier·ère avec l’opération de tous systèmes de bâtiment;
   
• Doit être familier·ère avec l’opération de tous les équipements techniques utilisés en entretien.

Habiletés / Aptitudes :

• Capacité à proposer des options et des recommandations avant-gardistes dans la prestation de service afin de traiter les dossiers selon différentes approches;
   
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite, de niveau supérieur en anglais et en français;
   
• Habileté à gérer plusieurs projets et plusieurs tâches simultanément;
   
• Capacité à travailler sous pression.

Connaissances :

• Connaissance des politiques publiques et des réseaux en santé mentale pour les aînés, toxicomanie et itinérance en Ontario;
   
• Bonne connaissance de la Suite MS Office et une maîtrise des logiciels comptables dont Quadrant Workforce et Microsoft Dynamics GP.

Autre :

• Capacité à développer et à maintenir un esprit d’équipe fort et rassembleur autour des objectifs de Montfort Renaissance;
   
• Démontrer un haut niveau d’engagement envers les valeurs organisationnelles et promouvoir celles-ci auprès des employé·e·s.

*Compétences clés :

• Diversité et réceptivité culturelle;
   
• Communication efficace;
   
• Éthique et professionnalisme;
   
• Travail d’équipe et coopération;
   
• Adaptabilité et flexibilité;
   
• Orientation service à la clientèle;
   
• Apprentissage continu;
   
• Diriger et gérer le changement;
   
• Planification et organisation;
   
• Raisonnement analytique et prise de décisions;
   
• Soutien au développement des autres;
   
• Budgétisation, planification et compte rendu des finances;
   
• Gestion des ressources;
   
• Comptabilité financière et de gestion;
   
• Lois, politiques, procédures et normes;
   
• Relations de travail.

*Description détaillée des compétences clés selon les niveaux identifiés pour le poste disponible - Human Ressource Systems Group Ltd.

Ce poste représente une occasion unique pour un·e professionnel·le passionné·e qui souhaite faire partie d’une équipe dynamique, dont le travail fait une différence concrète dans la vie de milliers de personnes de la région d’Ottawa. Pour soumettre votre candidature, veuillez transmettre votre cv avant le mardi 1er octobre 2024 en français à mgaudreault@boyden.com en indiquant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste. Veuillez toutefois noter que nous ne communiquerons qu’avec les candidat·e·s retenu·e·s pour la suite du processus.

Montfort Renaissance souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Conformément aux exigences de Citoyenneté et Immigration Canada, toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyen·ne·s canadien·ne·s et aux résident·e·s permanent·e·s.

Conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, Boyden et Montfort Renaissance prendront des mesures d’adaptation pendant les processus de recrutement, de sélection et d’évaluation à la demande des candidates et candidats en situation de handicap.