Responsable - Gestion des déboursés

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Job description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités :

Le ou la responsable – gestion des déboursés planifie, distribue, coordonne et supervise le travail du personnel sous sa responsabilité et les étapes relatives à la gestion des dossiers fournisseurs, en veillant au respect des échéanciers établis. Elle coordonne également la préparation de statistiques et de différents rapports financiers relatifs à la gestion des déboursés.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • En collaboration avec son supérieur immédiat, détermine, met à jour et documente les politiques, les règles, les méthodes et les processus de travail relatifs à la gestion des déboursés; les rend disponibles aux personnes concernées et veille à leur application;
     
  • En fonction des priorités établies, planifie, distribue, coordonne et supervise le travail du personnel sous sa responsabilité et veille à ce que les échéanciers établis soient respectés;
     
  • Coordonne l’ensemble des étapes relatives à la gestion des dossiers fournisseurs (création des dossiers, réception des factures, paiement, suivi des encaissements, etc.). Veille à l’application adéquate des différentes taxes (TPS, TVQ) et produit le rapport mensuel afférent à l’intention du gouvernement;
     
  • S’assure de la vérification, de l’émission et de l’expédition des paiements hebdomadaires aux fournisseurs. Effectue le suivi de leur encaissement auprès des institutions financières;
     
  • S’assure du suivi des demandes de de transferts bancaires, des remises et des crédits de taxes dans les comptes appropriés;
     
  • À l’aide du système de gestion intégré :
     
    • Coordonne le transfert de données aux systèmes financiers de HEC Montréal (passerelles comptables);
       
    • Veille à la saisie des données relatives aux modalités de paiement conformément aux ententes intervenues entre le responsable de l’approvisionnement et les fournisseurs;
       
    • Est responsable de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement et de l’exactitude des informations transmises. S’assure que les données traitées par le système informatisé correspondent aux procédures établies et respectent les principes d’intégration.
       
  • S’assure de l’utilisation adéquate des fonds octroyés au Bureau international – Europe et aux autres centres;
     
  • Coordonne la préparation de statistiques et de différents rapports financiers de fin de période relatifs à la gestion des déboursés. Identifie et analyse les écarts et applique les mesures correctives appropriées. Soumet tout écart inhabituel à son supérieur immédiat et en assure le suivi;
     
  • Assure des relations étroites et constantes auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité;
     
  • Agit comme acteur du changement au sein de son équipe et favorise l’utilisation et l’implantation de nouvelle technologie;
     
  • Détermine les zones d’efficience et implante des solutions à long terme permettant d’améliorer l’efficience des processus;
     
  • Collabore avec les autres membres du service de la comptabilité et de la trésorerie afin d’améliorer les processus interne relatif à la production de l’information financière et participe au processus de rapport financier trimestriel;
     
  • Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités;
     
  • Effectue l’analyse et la comptabilisation des courus de fin d’année relativement à la préparation des états financiers de l’école;
     
  • Prépare et fournit aux vérificateurs externes les informations et les documents demandés lors des audits statutaires;
     
  • Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités :
     
    • En collaboration avec les intervenants impliqués, analyse les façons d’utiliser les modules du progiciel relatifs aux états financiers. Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures. Informe les utilisateurs des impacts sur leur processus de travail;
       
    • Participe aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré : effectue des travaux d'analyse, prépare des dossiers et participe à des groupes de travail pour transposer les besoins de son secteur sur le système informatique.
       
  • Forme, conseille et assiste le personnel du Service au niveau de l'utilisation des modules du progiciel de gestion financière relatifs aux états financiers et à l’exécution des requêtes;
     
  • En fonction des priorités établies, assume la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité :
     
    • Planifie, coordonne et supervise le travail des membres de son équipe;
       
    • Veille à ce que les échéanciers établis soient respectés;
       
    • Assure l’orientation de tout nouvel employé. Veille à transmettre les orientations de son secteur d’activités, les objectifs poursuivis et les résultats à produire, en signifiant les attentes à satisfaire;
       
    • Crée et maintient une qualité de vie au travail et un climat satisfaisant et stimulant;
       
    • Participe à la sélection des nouveaux employés, à leur évaluation suite à la période de probation, à l’identification des besoins de formation, à l’appréciation du rendement, etc. en communiquant ses observations et ses recommandations à son supérieur immédiat.
       
  • Lorsque requis, adapte les méthodes de travail de son secteur d’activités selon les changements apportés aux règlements administratifs ou introduits par l’utilisation de nouvelles technologies. Propose à son supérieur de nouveaux modes de fonctionnement;
     
  • S’assure de la qualité du service à la clientèle offert par les membres de son secteur d’activités; règle les dossiers nécessitant une attention particulière qui lui sont référés.

Profil recherché :

  • Baccalauréat en administration des affaires avec option comptabilité;
     
  • Minimum de 6 années d’expérience de travail pertinente;
     
  • Membre en règle de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA);
     
  • Bonne connaissance des principes financiers et des applications informatiques en gestion;
     
  • Très bonne connaissance des exigences du Ministère de l’enseignement supérieur;
     
  • Très bonne connaissance des lois fiscales et comptables du secteur public et parapublic;
     
  • Connaissance de la comptabilité par fonds;
     
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
     
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite;
     
  • Leadership et autonomie;
     
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites;
     
  • Aptitudes pour la supervision, la coordination et le travail d’équipe;
     
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant;
     
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies;
     
  • Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes;
     
  • Capacité de travailler avec un minimum de supervision;
     
  • Connaissance du secteur public, parapublic et du milieu universitaire (atout).

Avantages :

  • Échelle salariale de 64 693 $ à 100 572 $ selon les années d'expérience pertinente;
     
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service;
     
  • 15 jours fériés;
     
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale;
     
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché;
     
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées.

Merci de postuler à l'adresse suivante : https://emplois-admin.hec.ca/job.php?id=1363

About the employer

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Posting date
2021-09-22
Job location
Region: Montreal
City: Montréal
Job type
Full time
Employer's industry
Education
Years of experience
Minimum 6 year(s)
Employee supervision
None
Annual salary
$65,000 to $100,000
Language proficiency level
French: Advanced
English: Advanced
Application deadline
2021-10-22
Information
Confidential contact person
HEC Montréal
HEC Montréal
3000 Ch De La Côte-Sainte-Catherine
Montreal (Quebec)
H3T 2A7

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